Mit der Terminplanungsumfrage Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren in Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren (engl. Scheduling Poll) planst du Meetings schneller: Du schlägst mehrere Zeitfenster vor, alle stimmen online ab – und bei Konsens wird der Termin automatisch gebucht. Das funktioniert auch mit externen Teilnehmenden ohne Microsoft-Konto. Hinweis: Das frühere Add-In FindTime Microsofts Antwort auf Doodle 🙂 Ein kostenloses Tool, was es deutlich vereinfacht Termine zu vereinbaren. Nur der Organisator benötigt hierbei eine Microsoft 365 Lizenz, alle Teilnehmer benötigen keine Lizenz! FindTime starten mehr erfahren ist abgekündigt; die Funktion ist heute nativ als Terminplanungsumfrage in Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren integriert.

Inhaltsverzeichnis

Warum Terminplanungsumfrage?
Voraussetzungen & Besonderheiten mit Externen
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Praxis-Tipps für bessere Teilnahmequoten
FAQ
Quellen & weiterführende Links

1) Warum Terminplanungsumfrage?

Die Terminplanungsumfrage reduziert das Hin-und-Her per E-Mail: Du wählst mehrere Slots, Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren berücksichtigt interne Verfügbarkeiten, externe Personen stimmen per Link ab, und bei Einigkeit wird automatisch ein Termin mit optionalem Microsoft Teams-Link erstellt. Besonders nützlich für Kundentermine, Projektabstimmungen und Workshops mit mehreren Beteiligten.

2) Voraussetzungen & Besonderheiten mit Externen

Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren (Web, Windows, Mac) mit Postfach in Microsoft 365 / Exchange Microsoft Exchange ist mehr als einfach nur eine E-Mail-Lösung, denn es bietet eine vielfältige Palette an Tools, um den eigenen Arbeitsalltag besser zu strukturieren und zu organisieren. Außerdem erleichtert es mit seinen Teamfunktionen die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team ungemein. On top kommt noch hinzu, dass es mit den anderen Cloud Services von Microsoft, wie Microsoft Teams, SharePoint, uvm. perfekt… mehr erfahren Online.
Externe Teilnehmende benötigen kein Microsoft-Konto – sie stimmen über einen Web-Link ab.
Verfügbarkeit: Interne Free/Busy-Daten werden berücksichtigt; bei Externen ist die Verfügbarkeit „unbekannt“ – sie können trotzdem abstimmen.
Admin-Steuerung: In manchen Tenants kann die Funktion durch die IT sichtbar/unsichtbar gemacht werden.

3) Schritt-für-Schritt-Anleitung

3.1 Terminplanungsumfrage öffnen

Öffne Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren (Web/Windows/Mac) und klicke auf Neue E-Mail (oder antworte auf eine bestehende).
Trage alle Teilnehmenden – intern & extern – in An bzw. Cc ein.
Klicke im Menüband auf Terminplanungsumfrage (engl. Scheduling Poll).

3.2 Zeitfenster auswählen

Lege Dauer, Zeitzone und optional Arbeitszeiten fest.
Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren schlägt auf Basis der internen Kalender passende Zeiten vor (Grün=frei, Rot=belegt, Violett=abwesend, Grau=unbekannt/externe).
Markiere mehrere geeignete Slots (z. B. 3–5 Optionen) und klicke auf Weiter.

3.3 Optionen prüfen

Im nächsten Schritt konfigurierst du die Umfrage-Optionen:

Bei Konsens automatisch planen (Schedule when attendees reach consensus): Erstellt den Termin automatisch, sobald alle erforderlichen Teilnehmenden einem Slot zustimmen.
Ausgewählte Zeiten in meinem Kalender blockieren (Hold selected times): Setzt vorübergehende Halteblöcke für die vorgeschlagenen Slots – sie verschwinden automatisch, wenn gebucht/abgebrochen.
Onlinebesprechung: Aktiviert automatisch einen Microsoft Teams Microsoft Teams ermöglicht zu jeder Zeit an jedem Ort praktisches Arbeiten im Team. Den Teammitgliedern werden verschiedenste Funktionen bereitgestellt, um die Arbeit möglichst einfach, aber effizient zu gestalten. Hier findet ihr eine Youtube-Playlist mit hilfreichen Schulungsvideos! Lerne Microsoft Teams mit uns: https://www.oit.rocks/slides/microsoft-teams-grundkurs-2 mehr erfahren-Link für den finalen Termin.
Benachrichtigungen: Informiert dich über neue Stimmen; du kannst bei Bedarf manuell finalisieren.
Identitätsprüfung: Optional Authentifizierung anfordern, um anonyme Abstimmungen zu vermeiden.

3.4 Umfrage einfügen & versenden

Klicke auf Umfrage erstellen / Zur E-Mail hinzufügen.
Die Optionen und der Abstimmungslink werden in die E-Mail eingefügt.
Ergänze einen kurzen Hinweis („Bitte wählt eure passenden Zeiten“), dann senden.

3.5 Abstimmung & finale Buchung

Alle Teilnehmenden öffnen den Link und bewerten die vorgeschlagenen Zeiten (Ja / Bevorzugt / Nein).
Externe benötigen kein Microsoft-Konto; sie stimmen direkt im Browser ab.
Bei Konsens (oder manueller Entscheidung) wird der Termin erstellt und die Einladungen gehen automatisch raus.

4) Praxis-Tipps für bessere Teilnahmequoten

3–5 Slots genügen: genug Auswahl, ohne zu überfrachten.
Arbeitszeiten berücksichtigen (und ggf. in den Optionen einschränken).
Bei kritischen Terminen: Auto-Buchung deaktivieren und manuell finalisieren.
Dashboard nutzen (Organizer-Übersicht) für laufende/abgeschlossene Umfragen.
Wenn die Schaltfläche mal fehlt: Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren neu starten oder in Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren Web die Umfrage anlegen.

5) FAQ

Funktioniert die Terminplanungsumfrage mit externen Personen?

Ja. Externe stimmen über den Web-Link ab – ohne Microsoft-Konto. Ihre Verfügbarkeit wird als „unbekannt“ angezeigt, was die Abstimmung jedoch nicht einschränkt.

Wie aktiviere ich die automatische Buchung?

In den Umfrage-Optionen „Bei Konsens automatisch planen“ aktivieren. Dann wird bei Einigkeit automatisch ein Termin erstellt.

Kann ich Teams-Meetings automatisch anhängen?

Ja, über die Option „Onlinebesprechung“ (). Der Teams-Link wird beim finalen Termin automatisch gesetzt.

Ich finde die Funktion nicht – was tun?

Je nach Client/Update-Kanal kann die Schaltfläche variieren. Prüfe Web, starte neu oder wende dich an die IT-Administration.

IT-Support & Schulungen zu Microsoft 365
Die OIT GmbH bietet professionellen IT-Support für Microsoft 365 sowie praxisorientierte Schulungen und Workshops an – von Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren und Teams Microsoft Teams ermöglicht zu jeder Zeit an jedem Ort praktisches Arbeiten im Team. Den Teammitgliedern werden verschiedenste Funktionen bereitgestellt, um die Arbeit möglichst einfach, aber effizient zu gestalten. Hier findet ihr eine Youtube-Playlist mit hilfreichen Schulungsvideos! Lerne Microsoft Teams mit uns: https://www.oit.rocks/slides/microsoft-teams-grundkurs-2 mehr erfahren bis hin zu Power Automate Power Automate ist ein Dienst, mit dem du automatisierte Workflows zwischen deinen bevorzugten Apps und Diensten erstellen kannst, um zum Beispiel Dateien zu synchronisieren, Benachrichtigungen zu erhalten und Daten zu sammeln. Offizielle Microsoft Power Automate Website mehr erfahren, SharePoint SharePoint ist die Intranetlösung von Microsoft. SharePoint Online SharePoint online (SPO) ist in der Regel in deinem Microsoft 365-Abonnements enthalten, kann aber auch direkt erworben werden. SharePoint Online hat den Vorteil, dass kein eigener Server betrieben werden muss, es fehlen jedoch die Anpassungsoptionen einer selbst gehosteten Installation von SharePoint.SharePoint-Online ist zwar auf Kernfunktionen im Bereich der Zusammenarbeit, des Dokumenten- und Content-Managements sowie… mehr erfahren und Power BI Microsoft Power BI ist eine Analyseplattform. Daten können hier einfach und sicher analysiert und visualisiert werden. Offizielle Microsoft Power BI Website mehr erfahren.
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